办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的新型办公方式。铁路办公自动化既是铁路现代化进程中不可或缺的一个环节，也是加快铁路现代化进程的一个新的机遇。该工程包括网络建设、资源建设、应用建设、安全建设等方面。

1 、网络建设 网络建设方面应实现内网、专网、外网三网合一，互联互通，确保政令畅通。将铁路分地域建立起自身独立的局域网，利用光纤专线与上级单位建立连接，形成全国范围内的铁路内网。内网向铁路内部提供标准的网络服务和铁路内部应用系统专有的服务，也是铁路内网与外网交换信息的缓冲地带，外网与铁路内部办公网的信息交换和铁路内网对远程资源的访问都必须经过铁路内网的控制。对于 2 个或多个部门间机密信息的交换，可使用专网连接，如利用 ADSL 承载的专网可以屏蔽掉网外所有用户，建立专线联系，与外部网络物理隔离，保证绝对的安全性．外网是铁路外部用户或系统。铁路部门为公众提供信息及其他可公开信息，可利用铁路网站等形式发布到 Internet 上。内网与外网间使用动态物理隔离、防火墙和 VLAN 技术进行隔离。 

2、资源建设 铁路部门的信息内容多为来自文件系统的文档型信息和来自数据处理系统的结构化数据信息，因此应采用元数据管理和 XML 作为数据交换标准为核心的信息资源建设方案。 

以元数据管理为核心：自上而下贯穿各级部门，从元数据管理的角度，为部门管理和部门信息资源的整合提供技术基础。采用分布式的数据存储形式，通过元数据实现各级部门之间的信息检索和内容调用。 

以 XML 作为数据交换的标准：在数据交换和共享的层面上，基于 XML 和统一信息平台技术，实现不同系统的联合与互联。它覆盖了信息处理的整个流程（从数据采集、处理和传输，到信息管理、分析和共享），将多年来常见的管理信息系统延伸到数据分析、共享系统中，从信息中挖掘和提炼知识，为决策提供充足的信息和决策支持。 

3 、应用建设 这是此工程的关键，包括处理公文、电子资料、协同工作、移动办公、人员信息、身份验证等诸多方面。 

铁路内部各部门间传送文件、信息、数据、通知、报告可以建立铁路系统内部电子邮件系统作为辅助办公工具。此系统可采用微软的 Exchange 2000 Server 作为基础平台，建立邮件服务器，通过互联，进行通讯。客户端采用 outlook98/2000，为实时协作用户提供方便易用的统一用户界面，减少培训的工作量。对于需要交互的信息，发起者（如文件起草人）发起流程，经本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）则要利用关系数据库系统（如 Oracle，DB/2，SQL Server，Foxpro 等）量身编制程序加以实现。 

     铁路各部门所需的基础资料可以电子资料的形式被收录在铁路内网主页的相关位置上，以方便铁路内部人员查询。铁路为公众提供的信息（如列车时刻查询、车次查询、旅行常识等）应在发布于 Internet 上的铁路网站中体现。

    在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。异步协作方式如电子邮件、网络论坛及同步协作如网络实时会议应成为铁路部门新的工作方式，最大限度地提高工作效率。 

    对于在外工作的铁路工作人员可以采用“移动办公”的方式，可以登陆 Internet，随时访问铁路办公自动化系统，将需要处理的内容下载到便携机上后，选择“离线”工作方式处理信息（如批阅公文、起草电子邮件等），从而提高工作效率和减少费用。工作完毕再次接通Internet 将自己的工作结果发出。 

     利用关系数据库编制人员信息库，输入每位职工的基础信息，便于人事查询，同时一张智能卡集合个人的医疗资料、个人身份证、工作状况、个人信用、个人经历、收入和缴税情况、公积金、养老保险、房产资料、指纹等身份识别信息，可用于考勤、归档等。 

4 安全建设 安全性控制功能是自动化系统得以投入使用的先决条件．要保证防火墙发挥作用，首先要保证操作系统的安全，以防止病毒通过操作系统的后门绕过防火墙进入内部网。在条件允许的情况下，可以将防火墙单独安装在硬件设备上。同时要求日常操作人员精通防火墙的各种配置的手动修改，使防火墙发挥最大的作用。早期购置的防火墙应有可扩充性，给出用户足够的弹性空间，以适合于日后高安全级别。